Bereits im Beitrag “Wie du den perfekten Kalender für dich findest” habe ich von meinen Ansprüchen an einen Kalender oder Planner erzählt. Nun möchte ich dir mein Planungssystem etwas näher bringen. Hierbei handelt es sich um eine Kombination aus OKR, Bullet Journal und Kalender.

Der Weg zu meinem Planungssystem

Bereits vor ein paar Jahren habe ich mich intensiv mit dem Bullet Journal für die Arbeit beschäftigt. Nach einigem Ausprobieren habe ich mein System für die Arbeit gefunden – und schnell auch auf mein privates Leben ausgeweitet.

Mit der Ausweitung hat sich mein Bullet Journal immer wieder verändert und an die aktuellen Gegebenheiten angepasst. Was sich dabei nicht geändert hat: das Vordrucken der Seitenstruktur, um Zeit bei der Erstellung und dem Füllen zu sparen.

Allerdings hat das Bullet Journal nicht mein Problem mit der Zeitplanung an sich gelöst. Ich habe mir nach wie vor immer viel zu viel in zu kurzer Zeit vorgenommen. Das Resultat war, dass ich definitiv nicht alle Aufgaben des Tages schaffen konnte. Auf Dauer ist das etwas frustrierend.

Viel schlimmer aber war die ständige Angst, die Kundenaufträge nicht rechtzeitig zu schaffen. Und um das zu verhindern, fielen wichtige Aufgaben bei fraeulein artista unter den Tisch. Die Unternehmensentwicklung fand praktisch gar nicht mehr statt.

Mein Problem hat sich durch das Kennenlernen des OKR-Systems gelöst. Das war der Startschuss für mein eigenes Planungssystem.

Was ist OKR

OKR (Objectives and Key Results) ist eine Management Methode, welche die Ziele des Unternehmens mit denen von Teams und Mitarbeitenden verbindet.
murakamy.com

Einen Überblick, wie OKR funktioniert, findest du im Video.

Die OKR-Methode lässt sich sowohl auf die berufliche als auch private Planung anwenden. Und sie kann im Team oder allein umgesetzt werden.

Für mich ist diese Methode super, um ein Quartal lang den Fokus auf einen bestimmten Punkt meines Unternehmens zu setzen. So kann ich fraeulein artista kontinuierlich weiterentwickeln. Dabei ist der Start des Quartals komplett unabhängig vom eigentlichen Kalender. Meine Planung orientiert sich beispielsweise an meinem Unternehmensrhythmus, der zum Kalender um zwei Monate verschoben ist.

Einmal jährlich stelle ich meine Jahresziele auf. Diese sind abhängig von den generell aufgestellten Unternehmenszielen.

Neben den oberen Quartalszielen (Objectives) und den zugehörigen untergeordneten Zielen (Key Results) geht es vor allem auch darum, die dazugehörigen Aufgaben zu planen.

Dabei werden die Aufgaben so weit heruntergebrochen, dass du in der Lage bist, eine Zeiteinschätzung dafür abzugeben. Kannst du die Zeit einer Aufgabe nicht in Minuten einschätzen, ist die Aufgabe noch zu groß und kann weiter heruntergebrochen werden.

Und da bekanntermaßen Aufgaben immer länger dauern als ursprünglich geplant, gibt es auch dafür eine Lösung: Jede Zeitdauer einer Aufgabe wird mit einem Faktor multipliziert, der einen gewissen Puffer einrechnet.

Der Faktor kann im Normalfall mit 1,6 angesetzt werden. Soweit ich weiß, stammt diese Zahl aus der Autoindustrie. Da sich dieser Faktor bei der Produktion dort bewährt hat, wird er oft als Ausgangswert für die eigene Planung benutzt.

Je nachdem, wie gut du dich einschätzen kannst, kannst du den Faktor für dich anpassen. Bei mir passen die 1,6 ganz gut, weshalb ich meistens auch tatsächlich damit plane.

meine Anpassung der OKRs

Die OKRs bieten eine gute Fokussierung auf die Unternehmensziele und die entsprechenden Quartalsziele. Allerdings lösen sie mein Problem mit den zu viel geplanten Aufgaben noch nicht ganz.

Hier kommt eine kleine Erweiterung der OKRs zum Tragen, die für mich den entscheidenden Unterschied machen: Ich habe hier eine Ressourcenplanung eingefügt.

Damit du eine bessere Vorstellung von meiner Planung bekommst, habe ich dir ein paar Screenshots meines aktuellen OKR-Planes gemacht.

In der Ressourcenplanung notiere ich mir alle Kalenderwochen, die in dem jeweiligen Quartal liegen und ordne meine für die Arbeit zur Verfügung stehenden Wochenstunden zu.

Bei dieser Zuordnung berücksichtige ich alle Faktoren, die meine Produktivstunden in der jeweiligen Woche reduzieren. Das sind z.B. Feiertage, Urlaube, mögliche Weiterbildungen oder Arzttermine. Dadurch erhalte ich einen guten Überblick, wie viel Zeit mir innerhalb eines Quartals überhaupt zur Verfügung steht.

Anschließend kann ich meine Aufgabenplanung und die daraus resultierende Zeit mit der Ressourcenplanung abgleichen. Oft habe ich zu viele Aufgaben geplant, für die gar keine Zeit ist.

Für mich heißt es dann, alle Aufgaben ganz genau zu hinterfragen. Ist die Aufgabe wirklich notwendig und hilft, mein Unternehmen voranzubringen? Kann ich diese Aufgabe evtl. in ein anderes Quartal schieben?

Es ist nicht ganz leicht, die entsprechenden Kürzungen vorzunehmen. Aber ich weiß, dass ich nicht unbegrenzt Zeit zur Verfügung habe und definitiv nicht alles schaffen kann, wenn die verplante Zeit die Ressourcen überschreitet.

Ein toller Nebeneffekt beim Kürzen: Du priorisierst deine Aufgaben und merkst, was wirklich wichtig und was irrelevant ist.

meine OKR-Planungsvorlage

Um mir die Planung zu erleichtern, habe ich mir eine Excel-Tabelle gebaut. Diese berechnet die Zeiten inklusive Faktor automatisch. Auch der Abgleich mit den Ressourcen geht dank Formeln und bedingter Formatierung kinderleicht. Denn die Datei zeigt per Farbcode an, ob ich zeitlich alle Aufgaben schaffen kann.

In der Excel-Datei trage ich auch die Deadlines zu den jeweiligen Aufgaben ein. Diese helfen mir beim späteren Übertragen in meinen Planner.

Zu Beginn meiner Planung mit OKRs habe ich mir diese zum besseren Übertragen und kontrollieren noch gedruckt. Deshalb gibt es auch eine entsprechende Vorlage für die Quartalsplanung im Shop.

Die Planung selbst fange ich meist bereits im letzten Monat des laufenden Quartals an. So habe ich genug Zeit, alle Aufgaben einzutragen, zu prüfen und letztendlich in meinen Planner zu übertragen.

Vorbereitung des Planners

Wenn meine OKR-Planung fertig ist, füge ich diese in meinen eigentlichen Planner ein. Wie bereits im Beitrag “Wie du den perfekten Kalender für dich findest” beschrieben, nutze ich aktuell eine Kombination aus Tages- und Wochenkalender mit einigen Erweiterungen.

Dabei nehme ich mir meinen Kalender und die OKR-Planung vor und trage alles Wichtige ein. Und auch hier gehe ich, wie soll es anders sein, nach einem bestimmten Schema vor:

  • feste Termine
  • Geburtstage
  • Routinen & Aufgaben aus der Jahresplanung

feste Termine

Die festen Termine, die sich im Laufe des Jahres ergeben, stehen meist bereits im Kalender. Wenn dennoch etwas fehlt, ist die Übertragung des Quartalsplans der Zeitpunkt, an dem ich die festen oder vereinbarten Termine in meinen Kalender übertrage.

Ich nutze für meine Planung ein Color Coding, um im Alltagsstress bestimmte Termine und Aufgaben schneller identifizieren zu können.

Für meine Termine nutze ich einen roten Textmarker.

Auch die Feiertage und sonstigen freien Tage werden in diesem Zug hervorgehoben. Ich habe die deutschen Feiertage bereits alle in meinem Kalender eingedruckt. Doch nicht alle Feiertage sind für mich relevant. Deshalb markiere ich mir die sächsischen Feiertage. Sonst kann es durchaus vorkommen, dass ich aus Versehen doch meine Aufgaben oder Kundentermine für diesen Tagen plane. Da mein Mann für ein Unternehmen in Baden-Württemberg arbeitet, sind auch diese Feiertage wichtig.

Für mich hat die Selbstständigkeit hier einen klaren Vorteil, weil ich flexibel entscheiden kann, an welchem sächsischen Feiertag ich doch arbeite und stattdessen an einem baden-württembergischen Feiertag freinehme. Für mich ist an der Stelle wichtiger, die freie Zeit mit meiner Familie verbringen zu können.

Geburtstage

Wenn die Termine und freien Tage alle eingetragen und markiert sind, trage ich alle wichtigen Geburtstage von Familie, Freunden und Bekannten ein. Hier nutze ich als Markierung ein Kästchen aus dem System des Bullet Journals. Dieses lässt sich leicht abstreichen. So weiß ich genau, ob ich der Person bereits gratuliert habe oder das unbedingt noch tun muss.

Routinen & Aufgaben aus der Jahresplanung

Ich habe einen generellen Masterplan mit allen Aufgaben, die in einem Monat erledigt werden müssen. Einige Aufgaben bilden entsprechende Routinen ab. Hierzu gehören z.B. die Umsatzsteuervoranmeldung, die Buchhaltung und das Website-Controlling.

Damit ich diese nicht vergesse, trage ich mir diese Routinen an den entsprechenden Terminen in den Kalender ein. Bei manchen Routinen gibt es feste Zeiträume, in denen diese Aufgaben erledigt werden müssen. In diesem Fall gucke ich in meinem Kalender, wann innerhalb des Zeitraums ich diese Routine erledigen kann.

Bei diesen wichtigen Sachen lege ich einen genauen Tag fest. Da ich aber nicht weiß, was an dem Tag noch alles dazu kommt, schreibe ich diese Routine in mein Aufgabenfeld des Tages. Bei einem regulären Kalender wäre das nicht möglich und ich wäre dazu gezwungen, die Routine einer festen Uhrzeit zuzuordnen.

Kann sein, dass das für dich gar nicht so schlimm ist. Da ich aber ein optischer Typ bin, markiere ich meine Termine und Aufgaben in der Zeitleiste. So kann ich besser planen. Im schlimmsten Fall ist aber die Zeit für andere Termine blockiert und eine genaue Zuordnung in der Zeitleiste nicht mehr möglich.

Zu den Routinen gehören auch regelmäßige Aufgaben für Kunden. In diesem Fall ist die Routine auch in meiner Quartalsplanung berücksichtigt, da ich ja die entsprechende Zeit in der Ressourcenplanung berücksichtigen muss.

Übertragen des Quartalsplanes

Wenn alles so weit eingetragen ist, geht es an die eigentliche Übertragung der Quartalsplanung. Durch die bereits eingetragenen Termine und Routinen sowie Feiertage und Urlaub ergibt sich eine Struktur.

Hier sehe ich mir nun in erster Linie an, wie viele Freiräume sich in den einzelnen Wochen ergeben.

Abhängig von den Deadlines in meinem Quartalsplan fange ich an, die entsprechenden Aufgaben auf die Wochen zu verteilen. Hierbei kommt meine Notizspalte zum Einsatz. In dieser notiere ich die jeweiligen Aufgaben, die ich in einer bestimmten Woche erledigen möchte.

Eine Aufgabe kann natürlich auch in mehreren Wochen notiert werden – je nachdem, wie lange eine Aufgabe dauert und wie viele verfügbare Stunden in einer Woche zur Verfügung stehen.

Mir ist wichtig zu erwähnen, dass die Planung nicht in Stein gemeißelt ist. Es kann also durchaus vorkommen, dass ich im Verlaufe des Quartals die Aufgaben einer Woche komplett weiterschiebe, weil andere Aufgaben wichtiger werden oder neue Kundenaufträge dazwischen kommen.

Dennoch kann ich durch meine Planung besser beurteilen, ob ein Schieben der Aufgaben überhaupt sinnvoll oder möglich ist. So kann ich auch für Kunden eine bessere Aussage zu den angefragten Aufträgen machen.

meine Wochenplanung

Wie du dir sicher vorstellen kannst, ist es mit der Übertragung der Aufgaben aus dem Quartalsplan in den Planner noch nicht getan. Auch das Bullet Journal findet bisher wenig Verwendung. Das ändert sich mit der Wochenplanung.

Die gesamte Planung erfordert ein wenig Disziplin. Aber das ist bei allen Systemen so, die ich bisher ausprobiert habe. Deshalb mache ich jeden Sonntag meine Wochenplanung, in der ich nun die verteilten Aufgaben konkretisiere.

Zuerst trage ich meine Morgen- und Abendroutine in den jeweiligen Tag ein. Diese Routinen enthalten verschiedene Aufgaben, die ich auf einer Extraseite notiert habe. Hier kommt nun das Bullet Journal zum Tragen. Die Extraseite ist als einfache Aufgabenliste aufgebaut. Da mein Planner verschiedene Abschnitte hat, habe ich auch diese Listen immer dabei.

Um die Morgen- und Abendroutine von den anderen Aufgaben abzugrenzen, werden beide in Versalschrift geschrieben. Somit sehe ich sofort, dass weitere Aufgaben damit verbunden sind. Wie auch die Termine bekommen diese beiden Routinen eine entsprechende Zuordnung in der Zeitleiste. So bilden die beiden Routinen den Rahmen für den Tag.

Durch die Markierung der verplanten Zeiten in der Zeitleiste des Tages sehe ich auf einen Blick, wo ich noch Freiräume habe. In diese Zeiträume schiebe ich nun die Wochenaufgaben, die in meiner Notizspalte stehen.

Generell nutze ich als Unterscheidung für Aufgaben und Termine die klassische Bullet-Journal-Legende. D.h. Termine bekommen einen Kreis und Aufgaben einen Punkt davor.

So kann ich nun aus dem Punkt in den Wochenaufgaben das entsprechende Zeichen machen, um zu erkenne, was mit der Aufgabe passiert ist. Entweder ich plane sie in die aktuelle Woche ein, oder ich stelle sie zurück und übertrage die Wochenaufgabe in die nächste Woche.

Durch das Zeichensystem des Bullet Journals behalte ich so den Überblick über meine Planung.

Color Coding

Wie bereits weiter oben erwähnt, nutze ich für verschiedene Dinge verschiedene Farben.

Auch für große Kunden habe ich eine eigene Farbe vergeben. So spare ich mir die schriftliche Zuordnung der Aufgaben zu einem bestimmten Kunden. Und habe am Ende etwas mehr Platz für weitere Notizen.

Konkret benutze ich folgenden Farbcode:

  • rot: Termine
  • lila: Feiertage
  • blau: Urlaub/freie Tage
  • orange: Social Media
  • gelb: Kunde A
  • grün: Kunde B

Damit ich bei den Farben, Terminen und Aufgaben noch durchsehe, markiere ich mir nur das Zeichen aus dem Bullet-Journal-System bzw. die Uhrzeit eines Termins farblich mit einem Textmarker.

Die Farben ermöglichen mir auf diese Weise einen weiteren optischen Überblick. Ich kann gezielt Aufgaben zusammenfassen, die zu einem Kunden gehören und muss mich nicht jedes Mal neu in ein Thema eindenken. Auch das spart mir am Ende ein paar Minuten.

die Termine der Familie

Mein Planner ist auch das Gehirn meiner Familie auf Papier. Deshalb finden natürlich auch die Termine ihren Platz in meinem Kalender.

Je nachdem, wie wichtig bestimmte Termine meiner Familie für mich sind, trage ich mir diese ebenfalls im Tag direkt in der Zeitleiste ein. Wenn die Termine für mich lediglich eine Info sind oder als Erinnerung dazu dienen, meine Leiben an eben diese Termine zu erinnern, landen sie in meinem Aufgabenfeld des jeweiligen Tages. So sind sie einem Tag zugeordnet, stören aber meine Tagesplanung nicht.

die tägliche Arbeit mit meinem Planner

Auch wenn es sich jetzt wahrscheinlich so anhört: Auch meine Planung ist nicht immer perfekt!

Es gibt durchaus Tage, da habe ich auf eine bestimmte Aufgabe einfach keine Lust. Dann schiebe ich die entsprechende Aufgabe eben in den nächsten Tag. Oder in den Übernächsten.

Aber ich muss ehrlich sagen, wenn ich eine Aufgabe ständig neu aufschreiben muss, gibt es am Ende genau zwei Möglichkeiten. Erstens: Die Aufgabe ist irrelevant und kann deshalb komplett gestrichen werden. Zweitens: Ich habe keine Lust, die Aufgabe wieder aufschreiben zu müssen und mache sie dann doch.

Fazit

Für mich ist mein Planungssystem als Kombination aus OKR, Bullet Journal und Kalender perfekt.

Ich habe endlich die Lösung gefunden, die ich sehr lange in verschiedenen Systemen gesucht habe. Es gibt einen gewissen Rahmen, ist aber dennoch flexibel. Und auch unterminierte Aufgaben finden ihren Platz. Dass diese am Ende doch einem genauen Tag zugeordnet werden, hat eher einen praktischen Ansatz: Ich will sie einfach nicht vergessen.

Generell habe ich bei Kundenanfragen einen besseren Überblick über freie Zeiten. Denn ich habe alles in meinem System und muss nicht zwischen mehreren Kalendern springen. Und kann so auch bei neuen Anfragen eine wesentlich konkretere und vor allem auch ehrliche Zeiteinschätzung geben.

Zusätzlich zum Wochen-Tagesplan habe ich einen Jahresplan für das jeweils kommende Jahr. So kann ich auch Termine festhalten, die weiter in der Zukunft liegen.

Obwohl sich mein Planungssystem in diesem Beitrag echt kompliziert anhört, muss ich ehrlich sagen, dass es das für mich nicht ist. Und auch der Aufwand hält sich in Grenzen. Zeitlich gesehen liege ich bei der Planung übrigens bei nur 30 min/Woche.

Nutzt du eine besondere Methode zum Organisieren und Zeitplanen?

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