Welche Strukturen brauchen kleine Unternehmen?

Ein kleines Unternehmen aufzubauen ist nicht einfach. Vor allem nicht, wenn du das ganz allein tust und alles auf deinen Schultern lastet. Doch welche Strukturen brauchen kleine Unternehmen?

Ich möchte dir zeigen, was meiner Meinung nach in kleinen Unternehmen wichtig ist und worauf du von Anfang an achten solltest. Das erspart dir einiges an Stress. Denn oft setzen wir uns erst mit Dingen auseinander, wenn es eigentlich schon zu spät dafür ist.

Wenn du also von Anfang an ein bisschen mehr Struktur in dein Unternehmen bringst, kann dir das viel Ärger ersparen – auch wenn es im ersten Moment einen Mehraufwand bedeutet.

Strukturen in kleinen Unternehmen: Organigramm & Stellenbeschreibungen

Das Organigramm ist bestimmt nicht das erste, woran du denkst, wenn du ein Unternehmen gründest. Musst du auch nicht. Denn oft beginnst du zuerst für dich allein. Und da wäre ein Organigramm einfach sinnlos.

Aber sobald du weitere Mitarbeiter:innen einstellst, macht es Sinn, über diese Strukturen nachzudenken. Denn ich sehe immer wieder, dass gerade in kleinen Unternehmen nicht klar ist, wer wem unterstellt ist. Und das kann schnell zu Frust und Konflikten führen.

Denn damit verbunden ist oft auch, dass es keine Stellenbeschreibungen gibt. Es ist unklar, wer wofür genau zuständig ist. Im schlimmsten Fall werden so Aufgaben entweder doppelt oder aber gar nicht gemacht. Beides ist nicht unbedingt toll.

Es ist also wichtig, dass du die Aufgaben klar verteilst – und dich dann auch an diese Verteilung hältst.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, zu überlegen, wer Entscheidungen treffen darf. Wenn du allein in deinem Unternehmen bist, dann ist die Sache ja ganz klar. Aber wenn du dann doch die ersten Mitarbeiter:innen einstellst, sollen sie dich auch entlasten. Und das bedeutet nicht zuletzt, dass du eben nicht mehr unbedingt alles allein entscheiden musst.

Natürlich bedeutet das Einstellen weiterer Personen auch einen größeren Organisationsaufwand. Doch auch hier können das Organigramm und die Stellenbeschreibungen einiges leisten. Zum einen weißt du ganz genau, bei welchen Aufgaben du Unterstützung benötigst, was die Person mitbringen muss und welche Aufgaben sie übertragen bekommt.

Zum anderen kann eine Stellenbeschreibung aber auch die Grundlage für den Arbeitsschutz bieten. Da ist es egal, in welcher Branche du tätig bist. Spätestens, wenn du deine ersten Angestellten hast, bist du verpflichtet, entsprechende Gefährdungsbeurteilung für den jeweiligen Arbeitsplatz zu erstellen.

Natürlich sind weder das Organigramm noch die Stellenbeschreibungen in Stein gemeißelt. Sie können sich genau so an aktuelle Gegebenheiten anpassen, wie dein Unternehmen selbst.

Strukturen in kleinen Unternehmen: regelmäßige Buchhaltung

Die Buchhaltung an sich ist bei vielen kleinen Unternehmer:innen ja eher ein leidiges Thema. Oft sind das Prozesse, mit denen du dich vorher noch nie auseinandergesetzt hast. Und deshalb deine Komfortzone verlässt. Das war bei mir nicht anders.

Wenn du nicht gerade alles an eine:n Steuerberater:in übergibst, bleibt dir aber früher oder später nichts anderes übrig, als dich mit deiner Buchhaltung zu beschäftigen. Und ich habe ehrlicherweise lieber selbst den Überblick über meine Zahlen.

Mittlerweile habe ich auch Routinen gefunden, die mir helfen, mich nicht überfordert zu fühlen. Aber das war nicht immer so.

Während meiner Freiberuflichkeit habe ich zwar immer Rechnungen geschrieben (immerhin gibt es dafür ja Geld), aber der Rest dümpelte vor sich hin. Erst wenn der Termin für die Steuer des vergangenen Jahres dran war, fing ich an, meine Ausgaben in Angriff zu nehmen. Das hat dann immer mehrere Tage gedauert.

Da mussten erst mal alle Rechnungen zusammengesucht, mit dem Konto abgeglichen und gescannt werden. Vom Stress, wenn eine Buchung auf dem Konto war, bei der ich die Rechnung nicht mehr gefunden habe, will ich hier gar nicht reden.

Was soll ich sagen: Am Ende fehlten meistens trotzdem irgendwelche Belege.

Mit Beginn der Selbstständigkeit habe ich dann das Buchhaltungsprogramm gewechselt und mir eine Routine aufgebaut. Seitdem sind es nur ein paar Minuten pro Woche, die ich in die Buchhaltung investiere. Durch die Regelmäßigkeit fühlt sich diese Arbeit auch nicht mehr so erdrückend an.

Natürlich muss ich auch gestehen, dass nun auch durch die vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung mehr Druck dahinter ist.

Konsequentes Beobachten hilft dir,
deine Routinen und Checklisten abzuleiten und Strukturen aufzubauen.

Strukturen in kleinen Unternehmen: Umgang mit Kund:innen-Aufträgen

Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit war ich oft etwas überfordert und planlos, was ich alles tun muss, wenn neue Anfragen und Aufträge rein kommen.

Wie immer wollte ich von Anfang an alles perfekt machen. Und um es kurz zu machen: Das führe dazu, dass ich manche Rechnungen 3-5 Mal schreiben bzw. anpassen musste. Denn immer fehlten irgendwelche Infos oder waren nicht richtig.

Deshalb habe ich relativ schnell versucht, mir auch hier Routinen aufzubauen. Für die Rechnungen hat das gut geklappt. Denn in meiner Buchhaltung kann ich Produkte und Dienstleistungen inkl. Beschreibungen als Vorlagen anlegen.

Aber beim Vorgehen meiner Anfragen und Aufträge war das anders. Hier musste ich Vieles ausprobieren. Denn einige Probleme kamen auch erst bei der Umsetzung auf.

Am Ende hilft hier nur konsequentes Beobachten, damit du deine Routinen und Checklisten daraus ableiten kannst. Einen genauen Plan kann ich also leider nicht geben. Denn jeder Mensch und jedes Unternehmen ist anders. Was bei mir funktioniert, muss bei dir noch lange nicht passen.

Trotzdem habe ich ein paar Fragen, die dich bei deiner Struktur unterstützen:

• Woran musst du alles denken?
• Welche Reihenfolge ist für dich die richtige?
• Wo kannst du Aufträge einfach abarbeiten?
• Wo brauchst du Rückmeldungen deiner Kund:innen?
• An welchen Stellen lässt sich in deinem Kalender noch etwas dazwischen schieben?
• Welche Vorbereitungszeit musst du für einen bestimmten Auftrag einrechnen?
• Wie reagierst du, wenn du den Auftrag aktuell nicht annehmen kannst?

Strukturen in kleinen Unternehmen: deine Termine – privat & beruflich

Deine Termine haben natürlich einen entscheidenden Einfluss auf deine Kund:innen-Aufträge. Denn auch Termine können dazu führen, dass sich Aufträge in die Länge ziehen. Und vielleicht sogar, dass ein versprochener Zeitraum für das Erarbeiten/Versenden von Produkten gar nicht eingehalten werden kann.

Hier kommst du besser von Anfang an ehrlich zu sagen, dass du bestimmte Termine in diesem Zeitraum hast und sich deshalb bestimmte Teile des Auftrags nach hinten verschieben.

Denn sind wir doch mal ehrlich: Nichts ist schlimmer als unzuverlässige Unternehmer:innen.

Wenn ein Termin vereinbart ist, sollte dieser auch eingehalten werden – unabhängig davon, ob es sich um einen Termin im eigentlichen Sinne oder eine Deadline handelt.

Dafür ist eine gute Zeitplanung essenziell. Und auch ein Kalender kann wahre Wunder bewirken.

Nicht zu vergessen, dass dein Unternehmen nicht im luftleeren Raum existiert. Du solltest deine Planung also nicht unbedingt nur auf dein Unternehmen beschränken. Es hilft, wenn du bei der Entwicklung von Strukturen auch immer dein Umfeld mit bedenkst.

Bei uns zu Hause geht es meist schon los, wenn ich außerplanmäßig das Auto benötige. Da wir nur eines haben (was auch vollkommen reicht), muss ich das mit etwas Vorlauf ankündigen. Denn mein Mann braucht das Auto, um täglich ins Büro zu kommen und muss demnach auch Bescheid geben, wenn er wegen mir Homeoffice machen muss.

Strukturen in kleinen Unternehmen: deine Arbeitsprozesse

Die Arbeitsprozesse zu strukturieren, ist wahrscheinlich der schwierigste Teil in der Strukturierung. Zumindest war das gefühlt bei mir so.

Denn du kannst diese Prozesse so wahnsinnig schlecht planen. Sie kommen einfach mit der Zeit. Und im besten Fall passen sie dann perfekt. Aber oft klemmt und hakt es eher an der ein oder anderen Stelle. Und nur dadurch fallen dir die Prozesse überhaupt erst unangenehm auf.

Natürlich ist es scheinbar viel einfacher, einfach zu sehen, was der Tag so bringt. Das mag eine Zeit auch ganz gut klappen.

Wenn ich meinen Tag ohne Aufgabenplanung beginne, fällt es mir allerdings unheimlich schwer, überhaupt etwas zu machen. Ich bin einfach von den vielen Möglichkeiten überfordert – und gleichzeitig fühlt sich in dem Moment alles irgendwie unwichtig und weit weg an. Das stresst mich.

Du musst dir deinen Tag ja nicht bis in die kleinste Sekunde planen. Aber eine grobe Struktur, die dir einen Rahmen vorgibt, hilft sehr. Und auch hier kannst du dir natürlich ganz bewusst Freiräume einplanen.

Und bekanntlich dauern Aufgaben ja auch immer länger als erwartet.

Strukturen in kleinen Unternehmen: flexible Dateistruktur

Auch, wenn du im wahren Leben ein:e absolute Ordnungsfanatiker:in bist, bricht auf dem Computer schnell das Chaos aus. Da kommt hier eine Datei dazu und da noch eine Notiz. Zwei neue Zuarbeiten deiner Kund:innen und die Rechnungen müssen auch irgendwo gespeichert werden.

Da kannst du schnell den Überblick verlieren.

Zugegeben: Bei mir ist es eher umgekehrt. Zu Hause herrscht das Chaos (zum Leidwesen meines Mannes) und in meinen Dateien ist eine gut strukturierte Ordnung.

Die Herausforderung besteht darin, eine Struktur aufzubauen, mit der du schnell findest, was du suchst. Und gleichzeitig so flexibel zu bleiben, dass auch neue Kategorien ihren Platz finden – ohne gleich das System zu sprengen.

Das A und O bildet hier eine gute Beschriftung der Dateien. Wenn du wie meine Studis alle Dateien nur mit “Grafik 1”, “Grafik 2”, … benennst, wirst du am Ende nicht mehr wissen, was sich dahinter verbirgt.

Idealerweise sagt der Dateiname etwas über den Inhalt aus. Bei mir sieht ein Dateiname deshalb immer so aus: Jahr-Monat-Tag_Name-der-Datei_Zusatzangaben

Es versteht sich natürlich von selbst, dass du Umlaute wie “ä” durch “ae” ersetzt. Und auch Leerzeichen werden nicht von allen Systemen gut ausgegeben. Deshalb bist du gut beraten, diese durch Binde- oder Unterstriche zu ersetzen.

Zusätzlich zur Beschriftung deiner Dateien brauchst du aber auch eine gute Ordnerstruktur. Und eigentlich ist das auch die größere Herausforderung.

Wie genau du dafür vorgehst, ist eigentlich dir überlassen. Aber ähnlich wie bei dem Menü einer Website heißt es, dass du nicht mehr als 7-10 Ordner pro Ebene haben sollst. Das lässt sich für unser Gehirn besser erfassen.

Und trotzdem gibt es Situationen, in denen es mehr Ordner werden – z.B. wenn du bestimmte Dateien nach Jahren sortierst.

Ich habe mir für meine Ordnerstruktur den Ansatz von einem ehemaligen Arbeitgeber abgeguckt. Klar hat die Struktur auch kleine Schwachstellen, aber im Großen und Ganzen funktioniert sie für mich.

Strukturen in kleinen Unternehmen: deine Login-Daten

Wenn du dein Unternehmen aufbaust, kommen sehr schnell sehr viele Logins zusammen. Auch dann, wenn du mit den Anmeldungen zu neuen Tools sparsam bist.

Und irgendwie müssen diese ganzen Logins strukturiert werden. Denn zum einen weißt du sonst irgendwann selbst nicht mehr, welches Tool wofür ist. Und zum anderen müssen im Notfall auch andere durch dein Login-Wirrwarr blicken.

Denn auch darüber musst du dir klar werden: Was passiert, wenn du aus irgendeinem Grund temporär nicht in der Lage bist, dein Unternehmen zu führen (z.B. weil du im Krankenhaus bist). Und wie kannst du dann sicherstellen, dass Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden und alle notwendigen Logins greifbar sind?

Am besten löst du das Dilemma der Login-Daten mit einem Passwortmanager, in dem du nicht nur deine Passwörter und Login-Daten speicherst, sondern diese auch gleich noch kategorisieren kannst.

Denn sind wir doch mal ehrlich: Niemand kann sich wirklich alle Passwörter merken. Und überall das gleiche Passwort zu verwenden ist aus Sicherheitsgründen einfach nicht ratsam. Aber das weißt du ja.

Wichtig ist aber auch, dass du die Login-Daten, die du nicht mehr benötigst, aussortierst. Bei mir waren das zum Beispiel vor Kurzem die Logins meiner ehemaligen Social-Media-Kanäle.

Strukturen in kleinen Unternehmen: dein Marketing

Die Struktur, mit der du dich wahrscheinlich am ehesten beschäftigst, ist das Marketing. Sei es, weil du von allen Seiten hörst, dass du bei Insta & Co sein musst, um erfolgreich zu werden. (Übrigens: Nein, das musst du nicht.) Oder sei es, weil dir das Produzieren von Inhalten Spaß macht und die auf deiner Website viele hilfreiche Blogbeiträge veröffentlichen willst.

Das gewählte Medium muss zu dir und deinem Unternehmen passen.

Und obwohl du am Anfang total optimistisch und voller Elan mit der Erstellung deiner Inhalte beginnst, holt dich irgendwann der Alltag ein. Und das ist völlig normal.

Hier hilft es, dir von Anfang an ein paar Strukturen zu überlegen:

• Wie oft schaffst du es, Inhalte zu veröffentlichen?
• Wann passt die Veröffentlichung für dich am besten in den Arbeitsablauf?
• Kannst du deine gewünschte Frequenz auch ein paar Jahre durchhalten?

Es ist leichter, zu Beginn weniger zu veröffentlichen und die Frequenz später zu steigern.

Und auch der Termin muss nicht zu hundert Prozent festgezurrt werden. Es reicht eigentlich schon, wenn du dir vornimmst, z.B. 1x im Monat einen Blogbeitrag zu veröffentlichen.

Ich muss zugeben, dass ich mich bisher auch immer streng an Termine halte, aber davon gern weg möchte. Ein flexiblerer Plan stresst einfach weniger. Allerdings habe ich für mich auch gelernt, dass ich ganz ohne Planung gar nichts mehr veröffentliche.

Letztendlich gibt es nicht die eine richtige Struktur. Du musst für dich herausfinden, was am besten passt. Das kann sich mit der Zeit auch durchaus ändern. Wichtig ist, dass du auch immer etwas Spaß an deinem Marketing hast.

Es muss hier übrigens nicht immer der Post mit Tausenden von Likes sein. Manchmal sind es die ganz kleinen Sachen, die dein Marketing besonders machen. Denn jede Kommunikation ist Marketing – egal, ob du mit deinen Freund:innen, Kund:innen oder Unternehmens-Partner:innen sprichst.

Jeder Kanal hat eigene Regeln und Medien:
So entsteht im Laufe der Zeit eine Vielfalt an Formaten –
auch wenn du Inhalte mehrmals verwendest.

Die Art, wie du Inhalte produziert

Wenn du den Druck aus deinem Marketing nimmst, bleiben trotzdem noch unzählige Möglichkeiten, wie du Inhalte erstellen kannst. Und selbst wenn du nur deinen Blog bespielst, brauchst du im besten Fall eine Möglichkeit, um deinen Text zu schreiben und eine weitere, um Bilder zu erstellen.

Und schon bei diesen beiden Medien kannst du verschiedene Reihenfolgen austesten. Am Ende ist entscheidend, dass die Art, wie du deine Medien erstellst, zu dir und deinem Unternehmen passt.

Zwei wesentliche Szenarien fallen mir spontan für den Fall ein, dass du dein Marketing ausschließlich auf deinen Blog beschränkst. (Das lässt sich natürlich auch auf alle anderen Inhalte übertragen.)

• Szenario 1: Du schreibst zuerst deinen Text und erstellst anschließend dein Titelbild. Ob du das Bild fotografierst, zeichnest oder mit KI erstellst, ist an dieser Stelle unwichtig. Der Vorteil an diesem Szenario ist, dass du durch den engen zeitlichen Zusammenhang der Erstellung sehr tief im Thema drin steckst und es dir deshalb leichter fällt, passende Medien zu finden.
• Szenario 2: Du schreibst nicht nur einen Text, sondern gleich mehrere nacheinander. Oder aber sogar parallel. Und anschließend erstellst du die passenden Bilder für alle geschriebenen Texte. Insgesamt bist du mit diesem Szenario schneller, weil du einerseits in einen Schreibfluss kommst und andererseits auch die Erstellung der Bilder besser zusammenfassen kannst. Vielleicht ist auch ein weiterer Vorteil, dass du regelmäßig schreibst, aber immer das Thema wählst, auf das du gerade Lust hast.

Natürlich haben beide Szenarien auch Nachteile. Bei Szenario 1 ist das die Zeit. Denn durch das ständige Wechseln von Schreiben und Bildbearbeiten brauchst du am Ende etwas länger. Aber dafür besteht bei Szenario 2 die Gefahr, dass du einige Beiträge vielleicht niemals fertig bekommst.

So oder so ist dein Blog aber ein guter Ausgangspunkt, um aus den erstellten Inhalten weitere Inhalte zu produzieren. Du musst dir also nicht für jeden Kanal immer alles neu ausdenken. Sondern kannst durchaus Inhalte mehrmals verwenden. Da jeder Kanal eigene Regeln und Medien hat, entsteht so im Laufe der Zeit eine Vielfalt an Formaten. Die du dann wieder miteinander kombinieren und ergänzen kannst.

So kannst du aus deinem Blogbeitrag z.B. einen Podcast machen. Die Podcast-Folge steht für sich allein und erreicht andere Menschen als dein Blog. Gleichzeitig kannst du im Podcast aber auf den geschriebenen Beitrag verlinken, weil du dort vielleicht noch ergänzende Bilder hast. Und im geschriebenen Beitrag lässt sich leicht auch die Audio-Datei einfügen – für alle die, die deine Inhalte lieber hören als lesen.

Fazit

Es gibt sicherlich noch viel mehr Strukturen, die im Unternehmen wichtig sind. Aber ich denke, dass dir dieser Beitrag erst einmal einen Überblick gibt.

Letztendlich hängen die genauen Strukturen auch immer direkt von deinem Unternehmen ab. Was du damit erreichen willst, wie du arbeitest und in welcher Branche du dich bewegst.

Und auch hier ist es wie mit so vielen Dingen: Wichtig ist, dass du erst einmal beginnst. Also suche dir den Bereich heraus, den du am leichtesten umsetzen kannst und überlege, wie du deine Struktur am besten erstellst.

Welche Strukturen in kleinen Unternehmen hältst du für besonders wichtig?