Bullet Journal für die Arbeit: Erleichtert es wirklich dein Leben?

Scheinbar ist es schon seit ein paar Jahren ein Trend. Doch bisher ist es komplett an mir vorbeigegangen: das Bullet Journal.

Bis ich dazu bei Elegant Themes auf einen Blogbeitrag (engl.) gestoßen bin.

Und an diesem Tag habe ich beschlossen, mich genauer damit zu beschäftigen, denn ich finde die Idee des strukturierten Niederschreibens großartig.

Allerdings möchte ich dieses Buch nicht für die Organisation meines kompletten Lebens verwenden, sondern ausschließlich für meine Arbeit. Und da ich gerade auf der Suche nach speziellen Anforderungen für dieses Journal in Bezug auf die Arbeit bin, möchte ich dich daran teilhaben lassen.

Wie du weißt, lebe ich hauptsächlich digital, aber irgendwie klappt das mit der Zeit- und Aufgabenplanung momentan nicht so gut. Ich nutze Trello für Aufgaben rund um die Website, hab eine Kalenderapp, in der alle meine importierten Kalender kunterbunte Farben haben, und nutze eine extra Aufgabenapp für diverse sonstige Aufgaben.

Und dennoch bekomme ich das mit der Planung nicht immer hin, weil ich nicht ständig in alle Apps gucke. Außerdem habe ich noch kein Tool gefunden, bei dem ich Aufgaben so eintragen kann, dass sie die gesamte Spanne über sichtbar sind und dennoch an einem bestimmten Tag enden (aber eben nicht ausschließlich für diesen Tag sind). Denn das ist mein größtes Problem: Irgendwann geraten die Aufgaben in Vergessenheit und das große Erwachen kommt kurz vor dem letzten Tag.

Allerdings möchte ich aber auch nicht auf alle Apps verzichten, weil sie durchaus ihre Vorteile haben. Ich brauche etwas, was alles miteinander verbindet. Und so hoffe ich, dass ich das fehlende Element mit dem Bullet Journal gefunden habe.

Die große Frage ist nun, was ich alles speziell für die Arbeit benötige. Du kannst zwar sehr viele Informationen zum Bullet Journal im Internet finden, aber direkt für die Anforderungen der Arbeit gibt es nur wenige Tipps und Ideen.

Außerdem überlege ich, ob ich schon einiges vordrucken kann, um das spätere Füllen des Buches zu erleichtern. Oder ob es überhaupt keinen Sinn macht, alles vorzugeben, weil dann die Flexibilität verloren geht.

Genau an diesen Gedanken möchte ich dich teilhaben lassen.

Was ist ein Bullet Journal?

Das Bullet Journal ist ein Planer-System, das sich genau an deine Bedürfnisse anpassen lässt. Ob als Kalender, Notizbuch, Projektmanagement-Tool oder Ideenbuch: Alles kannst du mit dem Bullet Journal verwalten. Und der Kreativität sind dabei eigentlich keine Grenzen gesetzt.

Das Bullet Journal wurde von Ryder Carroll, einem New Yorker Designer, entwickelt. Schon während seiner Collegezeit nutze Ryder Carrol das System zum Notieren seiner Informationen. Bis er es schließlich so weit perfektioniert hat, dass es seit 2014 in den USA zu einem der meistgenutzten Trends des Notizbuchschreibens wurde.

Die Vorteile liegen dabei klar auf der Hand. Mit kurzen, systematisierten Stichpunkten kannst du sämtliche Themen schnell und unkompliziert erfassen. Alles, was du dafür benötigst, ist ein leeres Notizbuch, ein Stift und evtl. ein Lineal.

Das System des Bullet Journals

Der Grund, warum ich das Bullet Journal so faszinierend finde, ist, dass es ein System hat. Vielleicht ist es zu Beginn nicht ganz einfach, sich alle Zeichen einzuprägen, aber wenn du es konstant durchziehst, beherrscht du diese sicherlich bald im Schlaf.

Ich persönliche mache meine Notizen auch immer mit verschiedenen Anstrichen. Doch ein richtiges System, wann ich was nutze, hatte ich bisher nicht.

Für mich steht auch die Organisation als solches im Vordergrund. Deshalb möchte ich weitestgehend auf kreative Verzierungen verzichten.

Generell verwendet das Bullet Journal kleine Punkte für Aufgaben, die je nachdem, was du damit tust, in andere Zeichen umgeschrieben werden können. Notizen erhalten einen normalen Anstrich und Termine einen Kreis.

Der Kreativität sind auch bei den verwendeten Zeichen keine Grenzen gesetzt. Und so kannst du nach Belieben weitere Zeichen für Geburtstage, Recherchen, TV-Serien oder Vereinbarungen erstellen.

Der Aufbau eines Bullet Journals

Der ursprüngliche Aufbau des Bullet Journals folgt einer Sichtweise vom Ganzen zum Detail. Und damit du dich in deinem Notizbuch jederzeit zurechtfindest, beginnst du mit einem Inhaltsverzeichnis.

Hier macht es Sinn, die Seiten vorher durchzunummerieren. Die Seitenzahlen kann ich also definitiv schon vordrucken. So spare ich mir diese Arbeit später.

Nach dem Inhaltsverzeichnis erfolgt ein Ausblick auf die nächsten 6 bis 12 Monate. Das sogenannte “Future Log”. Diese Übersichten können sehr unterschiedlich gestaltet sein und hängen letztendlich von deinen Anforderungen dieser Ansicht ab.

Danach erfolgt die Übersicht für den aktuellen Monat. Hier solltest du tatsächlich nur einen Monat vortragen, da du schließlich noch nicht weißt, wie viele Notizen du letztendlich in dein Notizbuch eintragen wirst.

Wie immer liegt es ganz bei dir, wie viel du hier gestaltest. Ich kann dir hier nur ein paar Beispiele zeigen, die mir besonders gut gefallen. Ob die meinen späteren Ansprüchen an die Funktionalität genügen, bleibt abzuwarten.

Nach der Monatsübersicht folgt das “Rapid Log”. Hier werden für jeden Tag deine Termine, Aufgaben, Notizen und Ideen notiert. Eigentlich ist das das Herzstück deines Bullet Journals.

Bei Instagram gibt es viele Inspirationen zum Bullet Journal und natürlich fast keine Grenzen bei der Gestaltung. Das Wichtigste ist, dass es für dich passt und dir hilft, dein Arbeitsleben zu erleichtern.

Zwischendrin kannst du bei Bedarf immer wieder Ideen-Listen einfügen.

Wofür kannst du ein Bullet Journal auf Arbeit alles nutzen?

Da ich das Bullet Journal ja speziell für die Arbeit verwenden möchte, werde ich nun auf die gefundenen Ideen zum Thema Job eingehen. Da auch hier die Funktion sehr stark von deiner Position im Unternehmen abhängt, habe ich eine Einteilung nach Angestellter und Chef vorgenommen.

Sehr hilfreich fand ich bei meinen Recherchen an dieser Stelle die Ideen von Dani Peuss.

Bullet Journal als Angestellter

In erster Linie nutze ich Notizbücher auf Arbeit für Notizen in Meetings. Hier ist es für mich oft umständlich bzw. nicht möglich, gleich alles auf meinem Tablet mitzuschreiben. Und ich denke, dass dir das oft auch so geht.

Für mich stellt sich dann immer die Frage, was mit den ganzen Terminen passiert, die ich in mein Notizbuch eingetragen habe. Ich versuche zwar, alle in meine Kalender zu übernehmen, aber da ich kein festes Zeichen-System habe, kann es durchaus passieren, dass mal ein Termin durchrutscht. Und das ist ärgerlich.

Hier erhoffe ich mir eine ganz klare Verbesserung durch das Bullet Journal.

Außerdem kann ich mithilfe des Zeichen-Systems nun schon während des Meetings Prioritäten vergeben, Recherchen markieren und Inspirationen hervorheben.

Auch die tägliche Aufgabenplanung im Bullet Journal kann bei dir zu mehr Produktivität führen. Allerdings setzt das voraus, dass du dir auch täglich ein paar Minuten zum Führen deines Notizbuches nimmst.

Hier überträgst du deine nicht geschafften Aufgaben in den nächsten Tag und ergänzt alle weiteren Informationen wie Termine, Vereinbarungen und Notizen des Tages. Wenn du einige Aufgaben ständig weiterschiebst, kannst du diese auch in die Monatsübersicht für Aufgaben schreiben. Denn es macht keinen Sinn, diese jeden Tag erneut aufzuschreiben.

Das genaue System erklärt dir Dani Peuss in ihrem Video.

Was ich persönlich auch sehr hilfreich finde, sind wichtige Kontaktangaben wie E-Mail-Adressen und Durchwahlen von Kollegen.

Bullet Journal als Chef

Wenn du eine Führungsposition besitzt, kannst du das Bullet Journal auch für weitere Aufgaben benutzen.

So kannst du in der Jahresübersicht die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter notieren, in dem du jedem eine eigene Farbe gibst.

Neben deinen eigenen Aufgaben kannst du auch ein Zeichen einführen, dass geplante Aufgaben für deine Mitarbeiter markiert. So kannst du anfallende Dinge sofort notieren und zu einem späteren Zeitpunkt verteilen.

Auch die Projektorganisation lässt sich mit deinem Bullet Journal realisieren. Genauso wie täglich oder wöchentlich anfallende Routinen.

Die Grenzen des Bullet Journals

Natürlich hat das Bullet Journal auch seine Grenzen. Spätestens, wenn du deine Termine mit anderen teilen möchtest, musst du doch auf andere Tools zugreifen.

Mich persönlich stört das nicht, weil ich meine momentan genutzten Apps ohnehin nicht aufgeben möchte.

Das Bullet Journal hat auch dann seine Grenzen, wenn du nicht regelmäßig hineinsiehst, bzw. Es benutzt. Denn bei diesem Buch kannst du keine Aufgabenerinnerung einstellen. Die Frage ist hier, ob es Sinn macht, die Aufgaben in eine digitale Aufgabenverwaltung zu notieren. Allerdings hast du dann in gewisserweise auch wieder doppelte Arbeit.

Update: Mein eigenes Bullet Journal

Mittlerweile sind ein paar Monate vergangen und ich habe etwas herumprobiert.

Wie schon in meinem Kommentar vom Oktober 2018 zu diesem Beitrag erwähnt, nutze ich kein gebundenes Buch, sondern einen Filofax in A5. Das hat für mich vor allem den Vorteil, dass ich die Seiten bei Bedarf umsortieren kann. Vor allem aber kann ich die fertigen Seiten entnehmen und habe so immer Platz für Neues.

Begonnen habe ich mit einer Monats-, Wochen- und Tagesübersicht. Das alles war sehr einfach gehalten und in Graustufen. Allerdings war es wenig motivierend, in das Buch zu schreiben und die Wochenübersicht war auch etwas überflüssig.

Was sich allerdings bezahlt macht, ist die vorgedruckte Seitenstruktur. So spare ich eine Menge Zeit und kann mich ganz auf die Planung konzentrieren. Und weil ein buntes Buch motivierender ist, habe ich etwas Farbe rein gebracht – passend zu den Lesezeichen. Diese haben übrigens auf allen Seiten das System mit aufgedruckt, sodass ich mir unnötiges Blättern sparen kann.

Die Monatsübersicht ist für die groben Termine. Hauptsächlich nutze ich die Tagesübersicht. Da ich täglich viele Teermine und Aufgaben abarbeiten muss, habe ich mir eine Zeitleiste in der Mitte des Blattes gedruckt. So kann ich links die Termine einsortieren und rechts die Aufgaben. Durch dieses System in meinem Bullet Journal sehe ich sofort, wann ich welche Aufgabe machen muss – vor allem dann, wenn diese längere Zeit in Anspruch nimmt. Das hilft mir beim Planen, weil ich mir sonst viel zu viel am Tag vornehme. Und glaube mir, nichts ist demotivierender, als viele Aufgaben nicht zu schaffen.

Für Aufgaben der nächsten Woche, die ich noch nicht einem bestimmten Tag zuordnen kann, habe ich mir wiederbeschreibbare Notizzettel gemacht. So vergesse ich keine Aufgaben und kann diese bei meiner Wochenplanung dann abhängig von größeren Aufgaben und Terminen zuordnen.

Fazit

Ich habe zwar bereits begonnen, ein Bullet Journal zu setzten. Nachdem ich das System in meinem bisherigen Notizbuch getestet habe, kann ich nun sagen, dass ich mein System gefunden habe. Es hat eine Weile gedauert, herauszufinden, was ich für meine Arbeit wirklich benötige, aber nun funktioniert es ganz gut.

Und nun, da ich weiß, was ich möchte und einige Bücher über Bullet Journaling später werde ich nichtsdestotrotz die entsprechende Lineatur im Konfigurator ergänzen.

Generell denke ich, dass es für mich dennoch nur in Kombination mit digitalen Tools Sinn macht. Statt des ursprünglich geplanten Buches mit Besonderheiten (z.B. ausklappbarer Umschlag), ist es eben nun ein Filofax geworden. Und ganz gegen meine Erwartungen komme ich mit den vorgedruckten Seiten super zurecht. Ehrlich gesagt muss ich zugeben, dass ich darüber wirklich glücklich bin, vor allem, wenn ich höre, wie meine Mitarbeiter über das ständige Neuzeichnen meckern.

Hast du schon einmal mit einem Bullet Journal gearbeitet? Welche Ideen hast du noch speziell für die Anforderungen im Job?

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