Wie du deine eigenen Vorlagen entwickelst

Um einen Planner zu nutzen, braucht dieser Inhalte. Hier hast du die Qual der Wahl. Es gibt diverse Standard-Vorlagen und auch jede Menge Beiträge in den Sozialen Medien für Inspirationen.

Vielleicht hast du die ein oder andere Vorlage auch schon einmal ausprobiert. Und sicherlich gab es dabei Dinge, die gut waren und andere, die weniger gut zu dir passen.

Die Wahl der Vorlagen ist auch von deiner Ordnung innerhalb des Planners abhängig. Welche Abschnitte brauchst du? Welche Infos möchtest du auf einen Blick sehen?

Es gibt nicht immer die passenden Vorlagen für deine Anforderungen. Deshalb möchte ich dir heute zeigen, wie du deine eigenen Vorlagen entwickelst. Denn eine passende Vorlage unterstützt dich beim Erreichen deiner Ziele.

Ziel definieren: Was willst du erreichen?

Die erste Frage, die du dir für die Erstellung deiner Vorlage stellen solltest, ist, was du überhaupt erreichen möchtest. Diese Frage ist wichtig, um deine Motivation und dein Ziel zu finden. Nur wenn das klar ist, wirst du eine sinnvolle Vorlage finden, die dich auch wirklich unterstützt. Außerdem fällt es dir wesentlich leichter, an deinen Zielen dran zu bleiben.

Falls du jetzt Angst hast, dass für deine Ziele keine passende Vorlage erstellt werden kann, kann ich dich beruhigen: Generell ist die Art des Ziels erst einmal egal.

Vorlagen sind nicht auf eine bestimmte Kategorie beschränkt. In den meisten Fällen wird dennoch eine an einen Kalender angelehnte Vorlage entsteht. Und das ist auch ok.

Du kannst aber genauso gut eine Checkliste für wiederkehrende Aufgaben entwickeln. Diese hat zum Beispiel zusätzlich Platz für Notizen, Anmerkungen, eine Zeitplanung und Ergänzungen. Vielleicht unterteilst du die Aufgaben auch noch farblich in verschiedene Themengebiete oder stellst ähnliche Aufgaben zu einem Aufgabenpaket zusammen, die du in verschiedenen Stadien eines Projektes erledigst.

Ideen sammeln: Was brauchst du zum Erreichen deines Ziels?

Wenn du dein Ziel festgelegt hast, kannst du die Eckpunkte der Inhalte für dich klären.

Falls du bereits mit verschiedenen Vorlagen gearbeitet hast, kannst du natürlich das übernehmen, was für dich gut passt. Und genauso kannst du anhand der bereits vorhandenen Vorlagen überlegen, was dir gefehlt hat.

Aber auch wenn du von null beginnst, gibt es ein paar Fragen, die du dir unter anderem stellen kannst:

• Welche Infos brauchst du, um dein Ziel zu erreichen?
• Welche Infos sind dir noch wichtig?
• Möchtest du die Vorlage eher schlicht oder sollen sie schon gestaltet sein?
• Wie viel Zeit kannst du in deinem Alltag zum Füllen der Vorlagen aufbringen?
• Magst du vorgefertigte Fragestellungen, die du täglich beantworten möchtest? (z. B: für ein Dankbarkeitstagebuch)

Je nachdem, wie deine Antworten aussehen, wird sich bereits ein erstes Bild für deine neue Vorlage abzeichnen. Bisher passiert jedoch alles in deinem Kopf. Denn diese kurze Analyse ist extrem wichtig, damit die Vorlage auch wirklich zu deinen Bedürfnissen passt.

Bei mir muss es beispielsweise in erster Linie praktisch sein. Dennoch möchte ich auf eine Gestaltung nicht verzichten. Allerdings habe ich keine Lust und auch keine Zeit, diese jeden Tag neu zu zeichnen.

Vielleicht bist du dir trotz der Fragestellungen unsicher, ob du alle notwendigen Informationen berücksichtigst. Dann kann es helfen, wenn du dich ein paar Wochen in deinem Alltag ganz genau beobachtest und dir ein paar Notizen machst.

Sichten und sortieren: Welche Informationen sind aktuell nicht notwendig?

Oft fallen dir im Laufe der Ideensammlung wahrscheinlich ganz viele Dinge ein, die unbedingt mit in die Vorlage sollen. Natürlich kannst du diese alle erst einmal notieren. Aber bevor du deine Vorlage wirklich erstellst, ist es wichtig, diese Dinge noch einmal zu sichten und zu sortieren.

Nicht alles, was du notiert hast, macht auf den zweiten Blick Sinn. Oder aber es ist in der aktuellen Situation nicht erforderlich. Das heißt nicht, dass du eine Idee nicht später umsetzen oder ergänzen kannst.

Unsere Kleine hat jetzt ihren ersten Planner bekommen. Da sie in ihrem Alter noch nicht wahnsinnig viele Termine hat, haben wir uns gemeinsam für ein Hausaufgabenheft entschieden. Die verschiedenen Vorlagen haben wir zusammen nach ihren Wünschen gestaltet.

Sie wollte auch sehr gern meine Tracker, weil sie es toll findet, sich am Ende eines Monats die entstandenen Muster anzusehen. Allerdings ist ein Tracker bei ihr nicht notwendig und füllt den Planner nur unnötig. Da sie den Planner täglich mit in die Schule nimmt und die anderen Schulbücher schon genug wiegen, war auch das Gewicht ein wichtiger Entscheidungsgrund gegen die Tracker.

Diese Entscheidung schließt ja aber nicht grundsätzlich aus, dass unsere Kleine Tracker nutzen wird. Das Praktische am Planner ist schließlich, dass du ihn jederzeit deinen Bedürfnissen anpassen kannst.

Strukturieren: Wie baust du deine Vorlage auf?

Wenn ich neue Vorlagen entwickle, nehme ich mir meine sortierte Liste mit Ideen zur Hand. Anhand der Punkte auf der Liste entscheide ich, wie viele Seiten für die Vorlage sinnvoll sind.

Natürlich kann es sein, dass ich bereits bei diesem Punkt abschätzen kann, dass die Infos nicht in eine einzige Vorlage passen. Dann versuche ich weitere sinnvolle Einheiten anhand meiner Gruppierung aufzuteilen.

Beispiele für diese Aufteilung sind das Pflanzentagebuch und die Pflanzentracker. Hier waren es so viele Infos, dass ich diese auf zwei Vorlagen aufgeteilt habe.

Ich erstelle meine Vorlagen in den Grafikprogrammen. Aber natürlich kannst du deine neue Vorlage auch per Hand zeichnen. Der Vorteil beim Arbeiten am Computer ist, dass du die Abschnitte immer wieder umsortieren und verrücken kannst, bis alle Informationen den Platz hat, den sie benötigen.

Damit ich nichts vergesse, schreibe ich jeden Punkt meiner Liste zuerst einmal in ein separates Textfeld. So kann ich im Laufe des Designprozesses alle Infos flexibel anpassen und bearbeiten.

Anschließend greift der ganz normale Grafikprozess: u.a. das Anlegen der Absatz- und Formatvorlagen und das Festlegen der Farben.

Nun teilst du die Punkte meiner Liste auf den verfügbaren Platz auf. Dabei musst du natürlich beachten, dass einige Informationen mehr Platz benötigen als andere. Schätze also bereits jetzt ab, wie viel du zu dem jeweiligen Punkt später schreiben wirst.

Wenn du nun alle Infos untergebracht hast und mit der Aufteilung zufrieden bist, hast du es geschafft. Wichtig ist, dass es hier kein Richtig oder Falsch gibt. Die Vorlage muss zu dir passen und auch nur dir gefallen. Natürlich kannst du an diesem Punkt auch alle gewünschten Gestaltungselemente einbauen, die du möchtest.

Prüfen: Ist deine Vorlage auch mit etwas Abstand noch logisch?

Mir hilft es, das Design mit etwas Abstand noch einmal zu betrachten und zu bewerten. Dabei fallen mir im besten Fall schon erste Dinge auf, die nicht funktionieren. Oder aber Design-Elemente ein, die die Vorlage etwas ansprechender machen.

Ich nehme mir dafür mindestens eine Nacht Bedenkzeit. Aber es kommt auch vor, dass ich die Vorlage bewusst eine Woche oder einen Monat nicht ansehe.

Der Hintergrund ist, dass ich dann nicht mehr so tief im Ideenprozess drin stecke und mich mehr auf das Ergebnis konzentriere. Ich bewerte dann die Zusammenhänge auf der Vorlage ganz anders. Es kann auch durchaus vorkommen, dass ich mich frage, was ich mir eigentlich dabei gedacht habe.

Im Moment der Entstehung ist für dich wahrscheinlich alles sehr logisch. Doch mit etwas Abstand fallen dir Fehler oder unlogische Dinge in der Vorlage viel eher auf. Dieser kritische Blick mit etwas Abstand ist im Bereich des Grafikdesigns ganz normal und auch wichtig.

Ich selbst habe auch gerade so eine Vorlage, bei der ich noch nicht weiß, was ich wirklich davon halten soll. Zwar ist sie nur im Design und nicht in der Aufteilung verändert, aber schon das hat einen enormen Einfluss.

Im Fall der Fälle ist nun Zeit für Anpassungen. Und wenn du dir unsicher bist, wiederhole den Prozess des Prüfens einfach noch 1-2 Mal.

Wenn nun alles passt, kannst du deine Vorlage benutzen.

Nachprüfen: Hält die Vorlage dem Alltag Stand?

Die wohl entscheidendste Prüfung deiner Vorlage passiert während der alltäglichen Nutzung. Du kannst die Vorlage noch so sorgfältig erstellt haben, erst der Alltag zeigt, ob deine Ideen auch wirklich passen.

Und um ganz ehrlich zu sein: Die passende Vorlage zu finden, kann eine ganze Weile dauern – durchaus auch ein paar Jahre. Aber mit jedem Schritt der Überarbeitung näherst du dich mehr und mehr dem Idealzustand an.

Wenn du dir im Laufe des Jahres eine Liste mit den Dingen anlegst, die gut funktionieren und gar nicht passen, kannst du fürs nächste Jahr ganz konkret an diesen Dingen weiterarbeiten.

Und auch wenn du dein System gefunden hast, wird es Punkte im Leben geben, an dem du wieder Anpassungen vornehmen musst.

Hier ist die Frage immer, ob eine kleine Anpassung der Vorlage reicht oder sich deine Situation vielleicht grundlegend verändert hat. Dann benötigst du wahrscheinlich eher eine komplett neue Vorlage.

Mir ging das bei der Nutzung des Wochenplans minimalistisch so. Diesen hatte ich so angelegt, dass ich die Woche inklusive Tracker kompakt auf einer Doppelseite habe. Allerdings kamen durch die verschiedenen Kunden immer mehr Aufgaben und Termine dazu. Diese haben einfach keinen Platz mehr in der Vorlage gehabt.

Deshalb habe ich mit ein paar Umwegen den Wochen-Tagesplan entwickelt und die Tracker komplett ausgelagert.

Fazit

Mit ein paar Vorüberlegungen ist es eigentlich gar nicht schwer, eine eigene Vorlage zu entwickeln. Diese muss auch nicht perfekt für andere sein, sondern ausschließlich für dich passen.

Wichtig ist, dass du dein Ziel vor den Augen hast und davon abhängig überlegst, was du dafür alles brauchst. Anschließend kannst du dein Design erstellen.

Falls du dir das Design der Vorlage aber nicht zutraust, kann ich dich auch gern dabei unterstützen. Dennoch sind die Zielstellung und die Analysen ein wichtiger Schritt, den ich dir nicht abnehmen kann.

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